Nagyvállalati beszerzés: munka, hivatás vagy komplex intelligencia?
A Magyar Vállalatvezetők Üzleti Közössége (MVÜK) 2025. március 19-én Ipari Klub eseményt szervezett, melynek középpontjában a nagyvállalati beszerzés folyamatai és a beszerzők szerepe állt. A rendezvény célja az volt, hogy a résztvevők betekintést nyerjenek a beszerzési folyamatokba, megismerjék a beszerzők mindennapi kihívásait és a szakma jelentőségét a vállalatok működésében.
A beszélgetésen részt vett Kadur Szabolcs, a Körber Hungária Gépgyártó Kft. beszerzési és ellátási lánc vezetője, Csuhai József – a GE Vernova regionális indirekt beszerzési vezetője, Südy György, a beszerzes.hu tulajdonosa, a Südy Consulting Kft. tulajdonosa és a Magyar Beszerzők Közösségének elnöke. A beszélgetést Fertetics Mandy, az MVÜK fenntarthatósági vezetője, az Alternate ügyvezetője vezette, a rendezvény házigazdája Tóth Gábor, az MVÜK Ipari Klub vezetője volt.
A beszerzői szerep megközelítései
A beszélgetés során a résztvevők megosztották gondolataikat arról, hogy mit jelent számukra a beszerzői szerep:
- Munka és szakma: munkaköri leírás része, amely során speciális tudást és készségeket sajátítanak el és alkalmaznak, mint például a tárgyalástechnika.
- Hivatás: a beszerzés több mint munka; szakma és egyfajta hivatás, s aki több mint egyévtizedes tapasztalattal bír benne tudja, hogy folyamatos a tanulás, fejlődés.
- Komplex üzleti intelligencia: Van, aki a beszerzést egy komplex üzleti intelligencia építésének tekinti, ahol a szakmai tudás mellett a vezetői készségek, a rendszerszemlélet, a digitalizáció és üzleti stratégiai gondolkodás is kulcsfontosságú.
Mindeközben a beszerzőkről és beszerzésről a legtöbb embernek az ártárgyalás és kemény tárgyalási helyzetek jutnak eszébe, s néhányaknak még az „excel-huszárság”, s csak a kisebbség látja a partner, a lehetséges új üzlet döntéshozóját.
Csak az ár számít?
A beszerzés egyik legvitatottabb kérdése, hogy a döntéseket pusztán az ár határozza-e meg. A beszélgetés során a résztvevők rávilágítottak arra, hogy a beszerzői döntések mögött sokkal több áll, mint a legalacsonyabb ár kiválasztása, sőt, ez egyre inkább változik a komplex kiválasztási szempontok és a minimum elvárások erősödése révén. Legtöbb esetben minimum az árazás (kb. 60-70%), a minőség és a rendelkezésre állás/szállítási pontosság hármasa közötti művészi optimalizálás zajlik nagy cégeknél, de van, ahol már 8-15%-ban fenntarthatósági, környezettudatossági szempontok is bekerültek. Csuhai József megoszotta, hogy a GE-nél például mindenekellőtt meg kell felelni bizonyos bizonsági és ellátásbiztonsági elvárásoknak, és csak ezen szint megugrása utána kezdődik a minőségről vagy az árról a beszélgetés. Kadur Szabolcstól megtudtuk, hogy a Körber például hosszú távú stratégia és fenntarthatósági elköteleződése miatt felárat is fizet a zöld energiáért. Tehát nem az ár az első.
De fontos, hogy a beszerző és a beszerzési csapat viszont dolgozik megtakarítási célok mentén. Ezeket viszont Südy György szerint akár 5 különböző metódussal is számítják és attól is függ, hogy milyen termékkategória vagy beszerzői típus érintett (operatív, stratégia, kategóriamenedzser stb.). A beszállítónak érdeke, hogy megértse a másik oldal ösztönzési rendszerének összetételét és természetét és az ajánlati folyamat során segíteni tudja azok megvalósulását.
A kockázatkezelés, az ellátási biztonság, a fenntarthatósági szempontok és a hosszútávú partneri kapcsolatok mind-mind szerepet játszanak a beszerzési stratégiák kialakításában. A szakértők hangsúlyozták, hogy az olcsóbb nem mindig a jobb – egy hosszútávú, minőségi kapcsolat gyakran nagyobb megtakarítást eredményezhet, mint egy pillanatnyi árkülönbség.
A beszerzők és beszállítók közötti kapcsolat
A beszélgetés egyik fontos témája volt a beszerzők és beszállítók közötti kapcsolat minősége, különös tekintettel arra, hogyan kezeljék a szakmailag kevésbé felkészült beszerzőkkel való együttműködést, a műszaki specifikációk tisztázását vagy akár az elő-ajánlati (RFI) részben az előzetes egyeztetéseket lehetőségeit.
- Kommunikáció és bizalomépítés: A személyes kapcsolat kialakítása és a bizalom megteremtése alapvető fontosságú. A beszállítóknak érdemes proaktívan segíteniük a beszerzőket, például finoman hangolt edukatív célú tájékoztató anyagokkal vagy útmutatókkal az ajánlati csomagban, melyek megkönnyítik a közös munkát. A kölcsönös tisztelet, elfogadás elengedhetetlen a bizalom kialakítására – érdemes arra emlékeztetnünk magunkat, hogy a cél közös: a vevő számára legjobb megoldást megtalálni.
- Visszajelzés és fejlesztés: Fontos, hogy a beszállítók visszajelzést adjanak a beszerzési folyamatokról, és jelezzék, ha problémát tapasztalnak. A nyílt, konstruktív kommunikáció hozzájárul a folyamatok javításához és a kölcsönös megértéshez. Ugyanakkor a beszállítónak érdekes és feladata, hogy ne rögtön eladni akarjon, hanem megértse a másik oldal igényeit, szükségleteit, adottságait, nehézségeit.
- Vezetői felelősség: A beszerzési vezetőknek figyelniük kell csapatuk szakmai felkészültségére, és biztosítaniuk kell a szükséges képzéseket és támogatást a beszerzők számára.
Südy György megosztotta beszállítófejlesztések során szerzett tapasztalatait, miszerint sok beszállító már az első momentumtól eladni akar és nem szabja testre üzeneteit, információit a másik fél igényeihez. Te kérdéssel vagy monológgal kezdesz egy tárgyalást a potenciális vevődnél? Vajon van-e olyan bizalmi viszonyos a potenciális vevőddel, hogy felhívjon egy ajánlatkérés kialakításával kapcsolatos kérdéseivel és szakmai tanácsot adsz neki, nem magadat akarod eladni?
Kadur Szabolcs hangsúlyozta, hogy a beszerzők nem lehetne szuperhősök. Egy beszerző sokszor akár 50-100, néhány esetben több száz beszállító menedzseléséért is felel, s közben kategória és cégstratégiát, nemzetközi iránymutatásokat, piaci állapotokat, múltbéli adatokat és kockázati előrejelzéseket is figyelembe kell vennie. Nyilvánvalóan nem lesz szakértője egy anyagnak, technológiának vagy eszköznek pár hét vagy hónap alatt, amit a másik fél évtizedek alatt tökéletesített.
Ne felejtsük, egy beszerzési folyamat, egy tárgyalás sok racionális tényen, számon, és számos pszichológiai elemen is múlik.
Fenntarthatóság a beszerzésben
Sokan szkeptikusak a fenntarthatósági szempontok hangsúlyos és valós megjelenése kapcsán egy-egy tender vagy beszerzési döntés kapcsán. Papíron elvárás, beszállítói etikai kódexeket kell aláírni, de a fenntarthatóbb beszállító nem élvez előnyt az elbírálásnál vagy a fenntarthatóságot nem igazán stratégiai szinten művelő cég nem biztos, hogy hátrányt szenved. Érdemes-e akkor felkészülni, elébe menni a várható elvárásoknak? A sokéves tapasztalattal bíró szakemberek válasza erre:
- Már most is van: Sok cégnél már most is van akár minimum elvárásként (pl. alacsony ESG-kockázatértékelés objektív módszertan alapján vagy fenntarthatósági tanúsítványok), s van, ahol fix %-os súlya is van. A Körber esetében például közel duplájára nőtt az elmúlt években ennek a súlya.
- Elkerülhetetlen és erősödik: Ahogy Csuhai József kifejtette, minden döntésnél ott van az alternatíva a fenntarthatóbb, zöldebb megoldásra, az esetek sok részében (bár nem mindig) pedig ott van a felár, extra díj, amibe kerül. S a cégnek el kell döntenie, hogy üzleti, reputációs kockázat alapján, rövid-hosszú távú célok priorizálásával mikor vág bele egy ilyen invesztícióba. A kérdés, nem az, hogy belevág-e, hanem, hogy mikor.
Südy György hozzáttette, hogy a www.beszerzes.hu által 2024-ben alapított Fenntartható beszerzésért díj alapításával is az a célja, hogy a beszerzési szakmában tudatosítsa, könnyítse, terjessze azokat a gyakorlatokat, megoldásokat, amelyek már most is jól működnek.
Egy csónakban evezünk
Konklúzió talán, hogy itt nem két ellenséges csapat néz szembe egymással a játékmezőn, hanem egy hajóban ülő szereplőkről van szó, akik ugyanarra keresnek megoldást: megérteni, megmutatni, hogy az a megoldás-e a legjobb a vevő aktuális igényére, figyelembe véve számos adottságot és keretfeltételt. Gyorsan és folyamatosan változó világunkban nem tehetünk más, mint egymástól tanulni: a beszerzés rengeteget tanulhat a beszállítóktól, s beszállítók is számos módon fejlődhetnek a beszerzés elvárásai és javaslatai alapján. A párbeszéd a lényeg, amelynek pedig természetesen a funkcionális / szakmai vezetők, vevői belső ügyfelek, a menedzsment is szerves része. Alakítsuk hát együtt az átláthatóbban, professzionálisabban és hatékonyabban működő beszerzési folyamatokat!